ePA Hilfeinhalte

Die elektronische Patientenakte – der Weg der Daten

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ePA: Einrichtung und mehr

Für die Beantragung Ihrer ePA und den Zugriff auf Ihre ePA über die App benötigen Sie ein Benutzerkonto. Dieses können Sie direkt in der App anlegen. Öffnen Sie dafür den Menüpunkt "Anmelden" in der App. Wählen Sie dann "Benutzerkonto anlegen".

 

Zunächst werden die Eingabe Ihrer E-Mail Adresse und Daten Ihrer Gesundheitskarte gefordert. Um die Sicherheit zu erhöhen, sind nach dem Anlegen des Benutzerkontos folgende Schritte notwendig:

  • E-Mail-Adresse bestätigen: Wir senden Ihnen eine E-Mail mit Bestätigungslink an Ihre E-Mail-Adresse.
  • Gerät mit Benutzerkonto verbinden: Damit wird sichergestellt, dass nur Geräte auf Ihre Daten zugreifen können, wenn diese vorher mit Ihrem Benutzerkonto verbunden wurden. Sie können später weitere Geräte mit Ihrem Benutzerkonto verbinden und diese auch löschen.
  • App-Code festlegen:  Als weiteres Sicherheitsmerkmal vergeben Sie einen individuellen sechsstelligen Zahlencode, den sogenannten App-Code.
  • Biometrische Anmeldung: Zusätzlich zum App-Code können Sie ein biometrisches Merkmal hinterlegen. Dies knüpft an die Standardeinstellung Ihres Smartphones zur Biometrie an, z.B. Scannen Ihres Fingerabdrucks. Bei der nächsten Nutzung der ePA App können Sie entscheiden, ob Sie sich mit Ihrem biometrischen Merkmal oder dem App-Code anmelden.
  • Identität feststellen: In diesem Schritt wird sichergestellt, dass nur Sie selbst oder von Ihnen bevollmächtigte Personen Ihr Benutzerkonto vollständig aktivieren können. Ihnen stehen verschiedene Identifizierungsverfahren in der IKK BB ePA App zur Auswahl, z.B. Nect, POSTIDENT, Identifizierung mit Ihrer eGK und PIN oder mit einem Aktivierungscode, den wir Ihnen in unseren Geschäftsstellen aushändigen.

Die PIN für Ihre elektronische Gesundheitskarte senden wir Ihnen automatisch zu, sobald das Identifizierungsverfahren erfolgt ist und Sie Ihre NFC-fähige Gesundheitskarte in der IKK BB ePA App hinterlegt haben. Informationen zur PIN finden Sie auf unserer Seite zur eGK.

Bitte schauen Sie sich hierzu folgende Erklärvideos zur Nutzung der NFC-eGK am Smartphone an.

Wenn Sie bereits ein Benutzerkonto eingerichtet haben, erfolgt die Anmeldung in zwei Schritten:

  • 1. Sie geben Ihre Versichertennummer und Ihr selbst gewähltes Passwort ein.
  • 2. Sie bestätigen die Anmeldung mit Ihrem biometrischen Merkmal, z.B. Fingerabdruck oder geben Ihren selbst erstellten App-Code ein.

Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie nur mit Geräten auf Ihre ePA zugreifen, die mit Ihrem Benutzerkonto verbunden sind.

Öffnen Sie den Menüpunkt "Anmelden" in der App. Wählen Sie "Passwort vergessen" und folgen Sie den Anweisungen.

Wenn Sie sich auf einem neuen Gerät anmelden, müssen Sie dieses mit Ihrem Benutzerkonto verbinden, um auf Ihre ePA zugreifen zu können. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

Wenn Sie ein bereits verbundenes Gerät haben, können Sie darüber eine Freigabe erteilen.

Falls Sie kein verbundenes Gerät mehr haben, müssen Sie eine erneute Identifizierung durchführen. Dabei werden aus Sicherheitsgründen alle bisher bestehenden Gerätebindungen an Ihrem Benutzerkonto entfernt.

Wie erhalte ich die elektronische Patientenakte?

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Meine ePA verwalten

Unter dem Punkt „Benutzerkonto verwalten“ können Sie jederzeit die Dokumente einsehen, die Sie beim Einrichten Ihrer ePA akzeptiert haben und diese herunterladen.

Sie können Ihre Einwilligungen natürlich auch widerrufen. Bitte beachten Sie, dass dabei Ihre ePA und alle darin enthaltenen Daten und Berechtigungen gelöscht werden. Sie können danach nicht mehr auf Ihre ePA zugreifen.

Sie können Ihre ePA jederzeit unter „Meine Patientenakte verwalten“ in den Profileinstellungen kündigen. Bis zum Kündigungsdatum können Sie weiterhin auf Ihre ePA und alle darin enthaltenen Daten zugreifen und die Kündigung in der App rückgängig machen.

Wechseln Sie die Krankenkasse, können Sie Ihre Daten in die neue ePA App übertragen. Wählen Sie dazu „Daten mitnehmen (Umzug)“ aus.

Wenn Sie Ihre ePA öffnen, zeigt die App Ihnen an, ob seit der letzten Anmeldung Dokumente eingestellt oder gelöscht wurden. Sie können diese Benachrichtigungen unter „Benachrichtigungen und Hinweise“ ein- oder ausschalten.

Beim Zugriff auf Ihre ePA stellt das Aktensystem sicher, dass nur Geräte zugreifen können, die bereits im Aktensystem registriert sind. In der Geräteverwaltung finden Sie alle Geräte, von denen Sie schon auf Ihre ePA zugegriffen haben. Sie können den Zugriff einzelner Geräte hier sperren oder Geräte komplett entfernen. Wenn Sie mit neuen Geräten auf Ihre ePA zugreifen, müssen Sie den Zugriff über einen Bestätigungslink autorisieren, der Ihnen an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse zugesendet wird.

Falls Sie ein NFC-fähiges Gerät und eine Gesundheitskarte besitzen, können Sie die PIN Ihrer Gesundheitskarte unter „Sicherheit“ in den App Einstellungen ändern. Sie benötigen dazu die auf der Vorderseite der Gesundheitskarte aufgedruckte CAN sowie Ihre bestehende PIN.

Um die Daten aus der ePA App Ihrer bisherigen Krankenkasse in die IKK BB ePA App übertragen zu können, müssen Sie Ihre ePA in der App Ihrer vorherigen Krankenkasse kündigen und die Datenmitnahme auswählen. Sobald Sie sich in der IKK BB ePA App registriert haben, startet der Aktenumzug automatisch und Sie werden durch den Datenübernahmeprozess hindurchgeführt.

Für den Zugriff auf die ePA einer anderen Person verwenden Sie bitte Ihre eigene ePA App. Vertretungen können kassenübergreifend eingerichtet werden, d.h. Sie können mit der IKK BB ePA App auch die Patientenakten von Versicherten anderer Krankenkassen hinzufügen. Bei der Einrichtung benötigen Sie die Versichertennummer und den Krankenkassennamen der anderen Person.

Dokumente in meiner ePA verwalten

können die Dokumente nach Titel, Autoren und weiteren Kriterien durchsuchen und filtern. Da Sie selbst bestimmen, welche Daten in Ihrer ePA vorhanden sind, können Sie Dokumente auch jederzeit löschen. Bitte beachten Sie, dass es dabei zu Lücken in Ihrer medizinischen Historie kommen kann.

Weiterhin ist es möglich Ihren Notfalldatensatz, Zahnbonusheft, Impfpass und Ihren Medikationsplan von Ihren Ärzten hinterlegen zu lassen.

In der Dokumentenliste können Sie auch neue Dokumente in Ihre ePA einstellen. Wählen Sie dafür ein auf Ihrem Gerät vorhandenes Dokument. Die App schlägt beim Einstellen des Dokuments Metadaten vor. Sie können diese Daten verändern und so anpassen, dass Sie das Dokument später auf einfache Weise wiederfinden können. Die App verschlüsselt das Dokument vor dem Upload in Ihre ePA und stellt damit sicher, dass nur Sie oder Berechtigte darauf Zugriff haben.

 

Berechtigungen in meiner ePA verwalten

Sie können in Ihrer ePA die Berechtigungen steuern, wer auf Daten in Ihrer ePA zugreifen darf. Berechtigungen sind zeitlich begrenzt und gelten für einzelne Dokumente oder Kategorien von Dokumenten.
In der Berechtigungsliste werden alle Berechtigten angezeigt, welche derzeit Zugriff auf Dokumente in Ihrer ePA haben. In der Liste ist ersichtlich, auf welche Kategorie von Dokumenten jeweils Zugriff besteht. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Ihre Berechtigungen in Listenform als PDF auf Ihrem Gerät zu speichern.

Sie können Berechtigungen jederzeit erteilen, verändern oder entziehen.
Um neue Berechtigungen zu erteilen, suchen Sie direkt in der Applikation nach Ihrem Arzt oder Ihrer Gesundheitseinrichtung. Stellen Sie danach die Dauer und den Umfang der Berechtigung ein.

Wenn Sie „Alle Kategorien freigeben“ auswählen, kann der Leistungserbringer auf alle Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe „normal“ in allen Kategorien zugreifen.  Um auch sensiblere Daten freizugeben, können Sie zusätzlich „vertrauliche Dokumente“ aktivieren, wodurch Ihre Ärzte auf Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe „normal“ und „vertraulich“ Zugriff erhalten. Über die Option „Erweitert“, können Sie den Zugriff der Kategorien einzeln steuern. Zusätzlich können Sie Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe „privat“ kennzeichnen. Die Freigabe erfolgt bei diesen Dokumenten nicht über die Kategorien, sondern einzeln am jeweiligen Dokument. Weiterhin besteht die Möglichkeit einzelne Dokumente freizugeben oder zu sperren.

Wenn Sie Berechtigungen löschen, beachten Sie bitte, dass bereits vom Berechtigten heruntergeladene Dokumente auch weiterhin beim Berechtigten verbleiben. Dieser hat nachfolgend jedoch keinen Zugriff mehr auf Ihre ePA.

Abgelaufene Berechtigungen werden vom Aktensystem automatisch gelöscht.

Eine andere Person können Sie über „Berechtigungen- Vertretungen“ zum Vertreter benennen. Die andere Person muss für den Zugriff die eigene ePA-App der jeweiligen Krankenkasse verwenden, aber selbst keine eigene ePA besitzen. Bietet die andere Krankenkasse keine ePA-App an, kann die Person Sie nicht vertreten.

Sie haben die Möglichkeit Ihre Leistungsdaten abzurufen und als PDF in Ihrer ePA abzulegen, indem Sie unter „Berechtigungen“ die IKK BB auswählen und den jährlichen Datenabruf aktivieren.

Zugriffe auf meine ePA einsehen

Ihre ePA verfügt über ein detailliertes Protokoll, das Sie jederzeit abrufen, aber auch exportieren können. In diesem Protokoll sind sämtliche Zugriffe - von Ihnen selbst, aber auch von Berechtigten - auf Ihre ePA ersichtlich. So können Sie nachvollziehen, wenn Dokumente aus Ihrer ePA eingestellt, abgerufen oder gesucht werden oder wann Sie Berechtigungen erteilt oder entzogen haben. Sie können das Protokoll gezielt durchsuchen und filtern. Die Protokolleinträge werden im Aktensystem nach Ablauf von drei Jahren gelöscht.

Sie haben die Möglichkeit einzelne Protokolleinträge in der Detailansicht zu betrachten.
Hier können Sie die Art, Zeitpunkt und Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen) des Zugriffs, Name des Nutzers, Bezeichner des Objektes usw. sehen.

Sie können Ihre Protokoll Liste jederzeit exportieren und auf Ihrem Gerät anzeigen lassen. 
Außerdem haben Sie die Möglichkeit Ihre Protokoll Liste auszudrucken.