Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
eAU
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung:
- Verfahren ist ab 01.01.2023 für alle Arbeitgeber verpflichtend -
Bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entfällt der „Papierkram“ rund um die gelbe Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Die digitalisierte Krankmeldung verteilt die Aufgaben in diesem Prozess neu und sorgt für Bürokratieabbau und weniger Verwaltungskosten im Gesundheitswesen und in der Wirtschaft.
Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform wird dann nicht mehr ausgestellt. Stattdessen erfolgt ein direkter Datenaustausch zwischen Arztpraxis, der IKK BB und Ihnen als Arbeitgeber.
Infoblatt eAU
Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen:
Im laufenden Jahr 2022 ändert sich für Arbeitgeber grundsätzlich nichts. Einige Betriebe oder deren Steuerberater verfügen aber bereits über die technischen Voraussetzungen und nehmen schon freiwillig am eAU-Verfahren teil.
Ab 01.01.2023 werden allerdings alle Arbeitgeber verpflichtend in das elektronische Verfahren eingebunden. Damit entfällt u.a. der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit durch Mitarbeitende in Form einer Bescheinigung.
So funktioniert das digitale eAU-Verfahren:
- Erkrankte Mitarbeitende melden sich bei ihrem Arbeitgeber krank und wenden sich an die Arztpraxis. (Grundsätzlich ist eine AU-Bescheinigung erst Pflicht, wenn ein Arbeitnehmer länger als drei Tage erkrankt.)
- Die Arztpraxen übermitteln elektronisch - in der Regel einmal täglich - die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesammelt an die IKK BB. Nimmt die Arztpraxis noch nicht am elektronischen Meldeverfahren teil oder kann die eAU z.B. wegen einer technischen Störung nicht elektronisch übermitteln, erhalten die Patientinnen und Patienten wie bisher eine Bescheinigung in Papierform.
- Der Arbeitgeber ruft die Arbeitsunfähigkeitsdaten für jeden einzelnen Beschäftigten, der sich arbeitsunfähig gemeldet hat, elektronisch bei der IKK BB ab.
- Hierfür meldet der Arbeitgeber den ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Liegt eine eAU oder eine Krankenhauszeit ab diesem Termin vor, erhält er von der IKK BB alle notwendigen Arbeitsunfähigkeitsdaten.
- Liegen der IKK BB keine Arbeitsunfähigkeitsdaten vor oder kann die versicherte Person nicht ermittelt werden, erhält der Arbeitgeber dies als Information umgehend zurück.
Diese Daten werden Arbeitgebern von der IKK BB übermittelt:
Die IKK BB übermittelt nach Abruf für jede Arbeitsunfähigkeit folgende Daten:
- Name des Versicherten
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung
- Merkmal Erstmeldung oder Folgearbeitsunfähigkeit
- Hinweis auf einen Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf die Folgen daraus
Häufig gestellte Fragen zur eAU
Manchmal steckt der Teufel im Detail: Uns erreichen immer wieder Fragen von Arbeitgebern zur eAU. Vor allem der elektronische Abruf von digitalen AU-Daten der Beschäftigten ist für viele Betriebe mit großem Aufwand verbunden. Betroffen sind besonders Betriebe, die ihre Lohnbuchhaltung selber machen. Gern erläutern wir daher hier einige offene Punkte.
Allgemeine FAQ
Mit dem externen Abrechnungsbüro muss dann ein Meldesystem (Ablauf) verabredet werden und festgelegt werden, welche Software für das elektronische Verfahren eingesetzt wird, damit die Daten weitergegeben werden können.
Hier gibt es keine Vorgaben. Arbeitgeber bestimmen allein den Ablauf, wer für den Abruf verantwortlich ist. Entweder der Steuerberater, das Lohnbüro oder der Arbeitgeber selbst.
Es muss jede einzelne Kasse angefragt werden.
Anzugeben ist nur der Beginn der Arbeitsunfähigkeit, und zwar in der Reihenfolge der Erkrankungen: Tag der Ersterkrankung, bei andauernder AU immer der Tag, der auf das voraussichtliche Ende folgt.
Arbeitgeber erhalten Informationen zu Vorerkrankungszeiträumen nur auf gesonderte Anfrage.
Ja, die IKK BB teilt dies mit.
Ja, dies sieht das elektronische Verfahren so vor.
Die IKK BB antwortet in der Regel innerhalb von 1-2 Werktagen. Werden Daten nachts abgerufen, erhält der Arbeitgeber am übernächsten Tag die Antwort.
Ja, die IKK BB erteilt die Information, ob eine Erst- oder Folgebescheinigung vorliegt.
Es ist sinnvoll, Arbeitnehmer über die neuen Pflichten zu informieren. In Arbeitsverträge kann folgender Zusatz zum Thema Arbeitsunfähigkeit aufgenommen werden:
„Im Falle der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit hat der Beschäftigte die Pflichten aus § 5 EFZG zu erfüllen.“
Nein. Der Arbeitnehmer kann nur für sich eine Bescheinigung ausstellen lassen. Die Vorlagepflicht besteht nicht mehr – auch aus Datenschutzgründen, da auf der Bescheinigung meist der Diagnoseschlüssel vermerkt ist.
Erscheint das Kennzeichen „4 = eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“, handelt es sich um eine reine Zwischennachricht der Krankenkasse für den Arbeitgeber. Geht danach der Krankenkasse innerhalb von 14 Kalendertagen eine entsprechende Arbeitsunfähigkeitsmeldung zu, sendet sie die aktualisierten Daten automatisch in einem neuen Datensatz an den Arbeitgeber. Die 14-Tage-Frist startet mit dem Datum des erstmaligen Datenabrufs des Arbeitgebers/ Steuerbüros bei der Krankenkasse.
Der Abruf funktioniert wie bei der Erstbescheinigung. Einziger Unterschied: Bei der Folge-Krankschreibung ist immer der Tag anzugeben, der auf das voraussichtliche Ende aus der vorherigen Bescheinigung folgt.
Krankenkassen, auch die IKK BB, können eine eAU aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht automatisch an den Arbeitgeber übersenden. Auch besitzen Kassen hierfür gar keine Berechtigung: Laut Verfahrensbeschreibung ist der Arbeitgeber nur dann zum elektronischen Abruf berechtigt, wenn
- der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit bei dem Arbeitgeber beschäftigt ist und
- er/sie dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer z.B. telefonisch mit geteilt hat. Dazu ist der Arbeitnehmer nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) auch weiterhin rechtlich verpflichtet.
- Diese beiden Voraussetzungen sind nur dem Arbeitgeber bekannt, nicht aber der Krankenkasse.
Fallspezifische FAQ
In diesem Fall kann das elektronische Verfahren nicht angewandt werden. Wird die Arbeitsunfähigkeit im Ausland festgestellt, muss der Arbeitnehmer wie bisher eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform einreichen.
Hierfür ist kein elektronisches Verfahren vorgesehen, es bleibt wie bisher bei der Bescheinigung.
Auch für Minijobber kann der Arbeitgeber eine Anfrage zur eAU stellen. Die Anfrage muss sich aber an die eigentliche Krankenkasse richten und nicht an die Minijob-Zentrale.
Für Minijobber im Privathaushalt ist das eAU-Verfahren nicht vorgesehen.
IKK BB Tipp
Der Bundesverband der Arbeitgeber (BDA) hat zum Thema elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eine ausführliche Arbeitshilfe erstellt. Dort finden Sie weiterführende Informationen und weitere Links.