Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

eAU

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung:

                                        - Verfahren ist ab 01.01.2023 für alle Arbeitgeber verpflichtend -

Bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entfällt der „Papierkram“ rund um die gelbe Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Die digitalisierte Krankmeldung verteilt die Aufgaben in diesem Prozess neu und sorgt für Bürokratieabbau und weniger Verwaltungskosten im Gesundheitswesen und in der Wirtschaft.

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform wird dann nicht mehr ausgestellt. Stattdessen erfolgt ein direkter Datenaustausch zwischen Arztpraxis, der IKK BB und Ihnen als Arbeitgeber.

Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen:

Im laufenden Jahr 2022 ändert sich für Arbeitgeber grundsätzlich nichts. Einige Betriebe oder deren Steuerberater verfügen aber bereits über die technischen Voraussetzungen und nehmen schon freiwillig am eAU-Verfahren teil.  

Ab 01.01.2023 werden allerdings alle Arbeitgeber verpflichtend in das elektronische Verfahren eingebunden. Damit entfällt u.a. der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit durch Mitarbeitende in Form einer Bescheinigung.

So funktioniert das digitale eAU-Verfahren:

  • Erkrankte Mitarbeitende melden sich bei ihrem Arbeitgeber krank und wenden sich an die Arztpraxis. (Grundsätzlich ist eine AU-Bescheinigung erst Pflicht, wenn ein Arbeitnehmer länger als drei Tage erkrankt.)
  • Die Arztpraxen übermitteln elektronisch - in der Regel einmal täglich - die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesammelt an die IKK BB. Nimmt die Arztpraxis noch nicht am elektronischen Meldeverfahren teil oder kann die eAU z.B. wegen einer technischen Störung nicht elektronisch übermitteln, erhalten die Patientinnen und Patienten wie bisher eine Bescheinigung in Papierform.
  • Der Arbeitgeber ruft die Arbeitsunfähigkeitsdaten für jeden einzelnen Beschäftigten, der sich arbeitsunfähig gemeldet hat, elektronisch bei der IKK BB ab.
  • Hierfür meldet der Arbeitgeber den ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Liegt eine eAU oder eine Krankenhauszeit ab diesem Termin vor, erhält er von der IKK BB alle notwendigen Arbeitsunfähigkeitsdaten.
  • Liegen der IKK BB keine Arbeitsunfähigkeitsdaten vor oder kann die versicherte Person nicht ermittelt werden, erhält der Arbeitgeber dies als Information umgehend zurück.

Diese Daten werden Arbeitgebern von der IKK BB übermittelt:

Die IKK BB übermittelt nach Abruf für jede Arbeitsunfähigkeit folgende Daten:

  • Name des Versicherten
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Datum der ärztlichen Feststellung
  • Merkmal Erstmeldung oder Folgearbeitsunfähigkeit
  • Hinweis auf einen Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf die Folgen daraus

Fragen und Antworten

Mit dem externen Abrechnungsbüro muss dann ein Meldesystem (Ablauf) verabredet werden und festgelegt werden, welche Software für das elektronische Verfahren eingesetzt wird, damit die Daten weitergegeben werden können.

Hier gibt es keine Vorgaben. Arbeitgeber bestimmen allein den Ablauf, wer für den Abruf verantwortlich ist. Entweder der Steuerberater, das Lohnbüro oder der Arbeitgeber selbst.

Es muss jede einzelne Kasse angefragt werden.

Anzugeben ist nur der Beginn der Arbeitsunfähigkeit, und zwar in der Reihenfolge der Erkrankungen: Tag der Ersterkrankung, bei andauernder AU immer der Tag, der auf das voraussichtliche Ende folgt.

In diesem Fall kann das elektronische Verfahren nicht angewandt werden. Wird die Arbeitsunfähigkeit im Ausland festgestellt, muss der Arbeitnehmer wie bisher eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform einreichen.

Hierfür ist kein elektronisches Verfahren vorgesehen, es bleibt wie bisher bei der Bescheinigung.

Arbeitgeber erhalten Informationen zu Vorerkrankungszeiträumen nur auf gesonderte Anfrage.

Ja, die IKK BB teilt dies mit.

Ja, dies sieht das elektronische Verfahren so vor.

Die IKK BB antwortet in der Regel innerhalb von 1-2 Werktagen. Werden Daten nachts abgerufen, erhält der Arbeitgeber am übernächsten Tag die Antwort.

Ja, die IKK BB erteilt die Information, ob eine Erst- oder Folgebescheinigung vorliegt.

Es ist sinnvoll, Arbeitnehmer über die neuen Pflichten zu informieren. In Arbeitsverträge kann folgender Zusatz zum Thema Arbeitsunfähigkeit aufgenommen werden:

„Im Falle der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit hat der Beschäftigte die Pflichten aus § 5 EFZG zu erfüllen.“ 

Nein. Der Arbeitnehmer kann nur für sich eine Bescheinigung ausstellen lassen. Die  Vorlagepflicht besteht nicht mehr – auch aus Datenschutzgründen, da auf der Bescheinigung meist der Diagnoseschlüssel vermerkt ist.

Auch für Minijobber kann der Arbeitgeber eine Anfrage zur eAU stellen. Die Anfrage muss sich aber an die eigentliche Krankenkasse richten und nicht an die Minijob-Zentrale.

Für Minijobber im Privathaushalt ist das eAU-Verfahren nicht vorgesehen.

IKK BB Tipp

Der Bundesverband der Arbeitgeber (BDA) hat zum Thema elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eine ausführliche Arbeitshilfe erstellt. Dort finden Sie weiterführende Informationen und weitere Links.