Firmenkunden Ausgleichsverfahren IKK BB

Ausgleichsverfahren

Das maschinelle Verfahren für die Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) optimiert. Der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) hat hierzu gemeinsame Grundsätze entwickelt.

Es dürfen Erstattungsanträge nur noch maschinell an die Krankenkassen übermittelt werden.

Im Datenbaustein DBAU (Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Arbeitsunfähigkeit) ein Datenfeld, mit dem Arbeitgeber rechtsverbindlich eine Abtretungserklärung nach § 5 des AAG vornehmen können (Abtretung von Schadensersatzansprüchen gegen Dritte). Der Datensatz DSER (Erstattungen) wurde um das Feld DBAA (Ansprechpartner) ergänzt.

Eine Verfahrensbeschreibung des GKV-Spitzenverbandes erläutert die Grundsätze im Einzelnen. Verschiedene Rundschreiben der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger entnehmen Sie den Dokumenten (unter Downloads).

Insbesondere wenn für einzelne Arbeitstage oder z. B. auch von Montag bis Freitag Erstattungen erfolgen, kann eine Begrenzung der Erstattung auf die kalendertägliche Beitragsbemessungsgrenze zur Rentenversicherung für gutverdienende Arbeitnehmer zu Verwerfungen führen. Nunmehr ist vom GKV-Spitzenverband dazu folgendes festgelegt worden:

Das tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt und die Entgeltfortzahlung werden nach dem Verhältnis ihrer Höhe so zueinander vermindert, dass sie zusammen höchstens die Beitragsbemessungsgrenze erreichen.

Beispiel

Entgeltfortzahlung richtet sich nach Arbeitstagen (hier: 21 Tage im betreffenden Monat). Für die Erstattung ist das Arbeitsentgelt nur bis zu einem Betrag in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze, in dem Beispiel zur Rentenversicherung West (mtl. 5.600EUR im Jahre 2012) zu berücksichtigen.

monatliches Arbeitsentgelt 6.720,00EUR
krankheitsbedingter Arbeitsausfall 5 Arbeitstage
Entgeltfortzahlung (6.720,00EUR : 21 x 5 =) 1.600,00EUR
Berücksichtigungsfähiges Arbeitsentgelt
(1.600,00EUR x 5.600EUR : 6.720EUR =) 1.333,33EUR
Erstattungsbetrag (1.333,33EUR x 80 % =) 1.066,66EUR

Zum Vergleich die (unzulässige) kalendertägliche Berechnung:

5/30 der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze würden nur ein berücksichtigungsfähiges Arbeitsentgelt von 933,33EUR bzw. eine Erstattung von 746,66EUR ergeben.

Für die Berechnung der Entgeltfortzahlung ist das Bruttoarbeitsentgelt im Sinne des Arbeitsrechts maßgebend (also nicht im Sinne des Lohnsteuer- bzw. Sozialversicherungsrecht).

So zählen zum Bruttoarbeitsentgelt:

  • der gesamte Barlohn im arbeitsrechtlichen Sinne (Stunden-, Wochen-, Monats-, Akkord- und Schichtlohn usw.)
  • laufend gewährte Sachleistungen (z. B. Kost oder Wohnung) und Deputate; kann freie Station in natura nicht gewährt werden (weil sich z. B. der arbeitsunfähige Arbeitnehmer nicht beim Arbeitgeber aufhält), gilt für die Berechnung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge der amtliche Sachbezugswert
  • Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge
  • Erschwernis- und Gefahrenzuschläge
  • Schmutzzulagen, soweit diese dem Arbeitnehmer nicht zusätzliche Kosten zum Beispiel für Reinigungsmittel ersetzen sollen
  • soziale Zulagen (Familien- und Kinderzuschläge, Wohnungsgeld und Ortszulagen)
  • Trinkgelder, soweit darauf ein rechtmäßiger Anspruch besteht (z. B. Bedienungsgelder im Hotel- und Gaststättengewerbe)
  • vermögenswirksame Leistungen, die der Arbeitgeber laufend gewährt
  • Inkassoprämien
  • Nachzahlungen, wie z. B. rückwirkende Entgelterhöhungen, die der Arbeitnehmer in einer Summe erhält
  • Funktionszulagen, Wegezeitvergütungen oder andere Leistungen, die pauschal vergütet werden

Bei der Berechnung der Entgeltfortzahlung unberücksichtigt bleiben jedoch Auslösungen, für die der Arbeitnehmer entsprechende Kostennachweise erbringen muss, wie die Erstattung von Fahrtgeld, Reisekosten, Spesen ebenso wie Trennungsentschädigungen, Werkzeuggeld und der Ersatz für Arbeitskleidung.

Einmalige Leistungen, wie z. B. Gewinnbeteiligungen, Abschlussgratifikationen, Weihnachtszuwendungen, Beihilfen und Unterstützungen, Prämien für Verbesserungsvorschläge und Anwesenheitsprämien, bleiben ebenfalls unberücksichtigt.

Ausgangsbasis für die Entgeltfortzahlung ist stets die regelmäßige Arbeitszeit, die aufgrund einer Krankheit nicht geleistet werden kann. Wird die Arbeitsleistung nach Stunden bezahlt, ist die Entgeltfortzahlung also aus den durch die Arbeitsunfähigkeit ausgefallenen Stunden und dem jeweiligen Stundenlohn zu berechnen.

Beispiel 1:

Michael B. erhält einen Stundenlohn von 14,00 Euro. Vom 3.12. bis zum 7.12. (5 Arbeitstage) ist er arbeitsunfähig. Seine regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden.

Entgeltfortzahlung: 40 Stunden x 14,00 Euro = 560,00 Euro

Bei Arbeitnehmern, deren Bezüge monatlich abgerechnet werden, kann der Arbeitgeber unterschiedliche Berechnungsmöglichkeiten anwenden.

Erfolgt die Berechnung nach Arbeitstagen, so ist auf der Grundlage des Entgeltausfallprinzips das monatliche Bruttogehalt durch die tatsächlichen Arbeitstage dieses Monats - ggf. einschließlich gesetzlicher Feiertage - zu teilen und der sich danach ergebende Betrag mit der Anzahl der krankheitsbedingt ausgefallenen Arbeitstage - ggf. einschließlich gesetzlicher Feiertage - zu multiplizieren.

Beispiel 2:

Melanie Z. ist Friseurin und erhält ein Bruttogehalt von 1.540,00 Euro pro Monat. Im November (22 Arbeitstage) ist sie vom 1. bis zum 14. (14 Kalendertage/10 Arbeitstage) arbeitsunfähig.

Entgeltfortzahlung: 1.540,00 Euro : 22 Arbeitstage = 70,00 Euro
70,00 Euro x 10 Arbeitstage mit Arbeitsunfähigkeit = 700,00 Euro

Erfolgt die Berechnung nach durchschnittlichen Kalendertagen (30 Tage), so ist der auf den Kalendertag entfallende Teil des Arbeitsentgeltes (1/30 des Monatsbetrages) mit der Anzahl der krankheitsbedingt ausgefallenen Kalendertage zu multiplizieren.

Spiegelt das Ergebnis nicht die tatsächlichen Verhältnisse wider, ist der Berechnungszeitraum auf drei Monate (zwölf bzw. dreizehn Wochen) zu erweitern (vgl. dazu Beispiel zu leistungsabhängiger Entlohnung).

Auch wenn Arbeitnehmer nach Leistung bezahlt werden, wie etwa Akkordarbeiter, ermittelt man das fortzuzahlende Entgelt vergangenheitsbezogen: Berechnungsgrundlage ist das Arbeitsentgelt des letzten abgerechneten Monats. Zunächst wird der sog. Tagesakkordsatz errechnet. Dazu teilt man das Arbeitsentgelt des Vormonats durch die jeweilige Anzahl der Arbeitstage des laufenden Monats. Danach multipliziert man den Tagesakkordsatz mit der Anzahl der ausgefallenen Arbeitstage. Da Akkordlohn jedoch erfahrungsgemäß monatlichen Schwankungen unterliegt, empfiehlt es sich, von vornherein die letzten drei Monate (zwölf bzw. 13 Wochen) als Richtgröße anzusetzen.

Beispiel 3:

Jürgen N. ist Fliesenleger und erhält Akkordlohn. Vom 20.11. bis 5.12. (12 Arbeitstage) ist er arbeitsunfähig. In den vorangegangenen drei Monaten hat er folgende Verdienste erzielt:

  • Oktober (22 Arbeitstage): 2.673,50 Euro
  • September (20 Arbeitstage): 2.487,30 Euro
  • August (23 Arbeitstage): 2.810,05 Euro

Berechnung des Tagesakkordsatzes:

Insgesamt: 7.970,85 Euro 7.970,85 : 65 Arbeitstage = 122,63 Euro/Arbeitstag

Entgeltfortzahlung vom 20.11. bis 05.12.:

122,63 Euro x 12 ausgefallene Arbeitstage = 1.471,56 Euro
Aus Tarif- und Arbeitsverträgen können sich andere Berechnungsweisen ergeben.

Bei Fragen rund um das Thema Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen stehen Ihnen unsere Mitarbeiter in Potsdam unter den benannten Rufnummern zur Verfügung.

Jens Knöbel 0331 6463 - 196
Daniela Hufenbach 0331 6463 - 181

Berechnung mit dem Online-Rechner

Hier können Sie unseren Rechner zur Ermittlung der Teilnahme am Umlageverfahren nutzen: